04 lip Jak zarządzać czasem i pracownikami w dobie pracy zdalnej?
W czasie pracy on-line oraz hybrydowej bardzo ważne jest odpowiednie zarządzanie personelem, delegowanie zadań, a także komunikowanie się zespołu. Sama coś o tym wiem, dlatego dziś porozmawiamy o narzędziu Ready_™ – wirtualnym project managerze, które pomaga w prosty sposób połączyć wszystkie te funkcje.
Dla kogo przeznaczone jest to narzędzie? Uważam, że dla firm, które borykają się z egzekwowaniem zadań, szumem komunikacyjnym i przepływem informacji. Ready_™ posiada tak wiele możliwości, że jest odpowiednie zarówno dla małych, jak i dużych firm. Pozwala sprawnie działać kadrze zarządzającej, jak i osobie pracującej w sekretariacie, dziale sprzedaży, HR czy księgowości.
Ready_™ pozwala sprawdzić kto i gdzie pracuje, porozmawiać przez chat, wymieniać opinie na dany temat, wspólnie zaplanować działania, przechowywać i współdzielić pliki.
Do podstawowego pakietu można dodać kolejne funkcjonalności niezbędne w pracy cyfrowego biura:
- Faktura, a także jej elektroniczny obieg, pozwalają w szybki sposób wprowadzić dokumenty do systemu i przypisać odpowiednią osobę, która się nią zajmie. Istnieje też możliwość akceptacji wielu faktur, a także przesłania ich do programów księgowych.
- Płatności to miejsce, gdzie znajdują się wszystkie rozliczenia, a także można tam sprawdzić stany zobowiązań. Narzędzie obsługuje konta bankowe zarówno w złotówkach, jak i walutowe. Każdą płatność można sprawnie przesłać do banku i wygenerować przelew. Przed jego wykonaniem następuje wielostopniowa akceptacja, co zapewnia bezpieczeństwo i pewność transakcji.
- Elektroniczne archiwum umów pozwala w błyskawicznym tempie znaleźć odpowiedni dokument bez żmudnego grzebania w segregatorach. Umowy są podzielone na kategorie, dzięki czemu poszukiwanie nie będzie stanowiło najmniejszego problemu. Do przygotowania dokumentów utworzono szereg szablonów, które można dowolnie edytować. Plusem jest możliwość rozliczenia umowy na podstawie wprowadzonej wcześniej faktury. Zintegrowana poczta pozwoli szybko wysłać umowę, bez konieczności przechodzenia do Outlook
- System delegacji jest jasny i przejrzysty. Można w nim wnioskować o różne sposoby zaliczki, a także sposób wypłaty delegacji (gotówka lub wypłata na konto). Informacja o wyjeździe, po akceptacji wniosku, zostaje dodana również do kalendarza.
- Oprócz funkcji typowo organizacyjnych w Ready_™ istnieje również Pipeline CRM, gdzie można zarządzać sprzedażą. To miejsce, w którym znajdują się wszystkie zapytania ofertowe, a także historia współpracy z danym klientem. Dodatkowo istnieje możliwość sprawdzenia jakimi klientami zajmuje się dany sprzedawca. Dużym plusem tej opcji są szablony dokumentów handlowych.
- Intranet zaś jest przestrzenią, gdzie pracownicy mogą szybko znaleźć niezbędne dokumenty. Podzielone są one na kategorie, dzięki czemu wyszukiwanie jest bardzo łatwe. Publikacja nowego zarządzenia również odbywa się w prosty i intuicyjny sposób, co jest niezwykle przydatne dla osób zarządzających.
- Wnioski zakupowe również są gromadzone w jednym miejscu. W łatwy sposób można wniosek zgłosić, zatwierdzić i zrealizować. Ponadto można stworzyć do niego budżet. Narzędzie daje pełną kontrolę nad statusem dokumentu na każdym etapie jego realizacji.
- Ewidencja czasu pracy pozwala na klarowne zarządzanie i weryfikowanie czasu pracy pracowników. Listy obecności oraz raporty zapewniają przejrzyste informacje dotyczące frekwencji.
- Dodatkowymi atutami organizacyjnymi Ready_™ są: kalendarz oraz tablica Kanban. Pomagają w sprawdzeniu czym zajmuje się zespół, a także co wykonał dany pracownik w ciągu dnia pracy. Zadania podzielone są na działy i kategorie, do każdego z nich można przydzielić odpowiednią osobę. Grupowy chat, a także współdzielenie udostępnionych dokumentów oraz terminarza, pozwala na sprawny przepływ najważniejszych informacji i wykonanie zleconej pracy.
Korzystanie z Ready_™ przez pierwsze 14 dni jest za darmo, później opłaty wyglądają następująco:
- Obowiązkowy pakiet pozwalający na logowanie się do pulpitu – 20 zł miesięcznie od użytkownika
Następnie wybierasz jeden z dostępnych pakietów (cena dotyczy jednego użytkownika)
- Groupware: Narzędzia pracy grupowej: Poczta, Kalendarz i Czat – 10 zł miesięcznie,
- Business: Baza produktów i pozycje na dokumentach handlowych – 10 zł miesięcznie,
- Custom: Projektowanie własnych procedur workflow – 10 zł miesięcznie.